ย้ายวาระเพื่อพิจารณาขึ้นมาไว้ต้นการประชุม แล้วส่งรายงานผลประกอบการเป็นเอกสารให้อ่านล่วงหน้า โครงวาระแบบเดิมที่เริ่มจากรับรองรายงานครั้งก่อนและรายงานผล ทำให้เรื่องที่ต้องคิดมากที่สุดมาถึงตอนที่เวลาเหลือน้อยที่สุด
วาระเพื่อพิจารณาแต่ละเรื่องควรมีสี่ส่วนก่อนถึงมือกรรมการ
- คำถามที่ต้องการคำตอบในการประชุมนี้ เขียนเป็นประโยคเดียว
- ทางเลือกอย่างน้อยสองทาง พร้อมตัวเลขของแต่ละทาง
- ผลที่เกิดขึ้นถ้ายังไม่ตัดสินในรอบนี้
- ข้อมูลที่ยังขาด พร้อมกำหนดวันที่จะได้มา
การคัดเรื่องเข้าวาระใช้เกณฑ์สองข้อพร้อมกัน คือผลกระทบเกินระดับที่ฝ่ายจัดการอนุมัติเองได้ และเป็นเรื่องที่ยังมีทางเลือกจริง ตัวเลขที่ควรใช้ประกอบการตัดสินทุกรอบเป็นชุดเดียวกับที่ผู้บริหารติดตามรายเดือนในKPI การเงินที่ CEO ต้องดูทุกเดือน ปิดตัวเลขให้ทันวันยื่นภาษี
ประชุมหนึ่งครั้งควรมีวาระเพื่อพิจารณากี่เรื่อง
ควรมีน้อยพอให้แต่ละเรื่องได้ถกจนเห็นข้อโต้แย้ง แนวที่หลายบริษัทใช้คือราวสามถึงห้าเรื่องต่อการประชุมสองถึงสามชั่วโมง ตัวเลขนี้เป็นแนวปฏิบัติ ไม่ใช่เกณฑ์ทางกฎหมาย วิธีตรวจว่าวาระแน่นเกินหรือไม่คือดูรายงานการประชุมสามรอบล่าสุด ถ้าทุกเรื่องผ่านตามที่ฝ่ายจัดการเสนอโดยไม่มีเงื่อนไขเพิ่มเลย แปลว่าเวลาไม่พอให้ถกเรื่องใดได้ลึก หรือเรื่องเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องขึ้นมาถึงบอร์ดตั้งแต่ต้น
ผู้บริหารที่เสนอวาระ ควรเป็นคนตอบคำถามในห้องเองหรือไม่
ควรมีคนที่ทำงานเรื่องนั้นจริงร่วมตอบด้วย ผู้บริหารที่เป็นเจ้าของข้อเสนอมักตอบคำถามจากมุมที่ทำให้ข้อเสนอผ่าน ซึ่งเป็นธรรมชาติของคนที่เตรียมเรื่องมา การให้หัวหน้างานหรือนักวิเคราะห์ที่ทำตัวเลขชุดนั้นเข้ามาตอบคำถามเชิงเทคนิค ทำให้กรรมการเห็นสมมติฐานที่อยู่ใต้ตัวเลข และเห็นว่าข้อมูลส่วนใดยังเป็นการประมาณ กติกานี้ควรระบุตั้งแต่ตอนส่งเอกสารล่วงหน้า ว่าใครจะเข้ามาตอบในวาระไหน เพื่อให้คนนั้นเตรียมตัวได้ทัน
