ผู้บริหารที่ลงมือเองทุกเรื่องสร้างคอขวดแบบเดียวกับตารางนัดของโรงพยาบาล งานอนุมัติ ใบเสนอราคาที่เกินวงเงิน และการตรวจงานออกแบบ ถูกนัดไว้ในวันที่ผู้บริหารอยู่ออฟฟิศ วันที่เขาไปต่างจังหวัดหรือไปพบลูกค้า งานทั้งหมดหยุดรอ ความล่าช้านี้ไม่มีใครรายงาน เพราะทุกคนรู้ว่ากำลังรอคนคนเดียว
ความเสี่ยงอีกชั้นคือความเสี่ยงจากบุคคลสำคัญ ถ้าผู้บริหารป่วยหรือต้องหยุดงานยาว บริษัทที่ทุกเรื่องผ่านคนคนเดียวจะเสียทั้งความเร็วและความรู้ที่อยู่ในหัวของคนนั้น ลูกค้าหลายรายรู้จักบริษัทผ่านผู้บริหารคนเดียว และขั้นตอนหลายอย่างไม่เคยถูกเขียนลงที่ไหน การมอบงานออกไปจึงเป็นทั้งเรื่องเวลาและเรื่องความต่อเนื่องของกิจการ วิธีที่ใช้ได้ทันทีคือให้ลูกค้ารายใหญ่ทุกรายรู้จักคนในทีมอย่างน้อยอีกหนึ่งคน และให้คนนั้นเข้าประชุมกับลูกค้าด้วยตั้งแต่ตอนนี้
ตำราไทยเตือนคนเกิดวันอาทิตย์เรื่องการแบกทุกอย่างไว้เอง ในภาษาบริหาร ปัญหานี้วัดได้ด้วยจำนวนงานที่รออนุมัติในวันที่ผู้บริหารไม่อยู่ และระยะเวลาที่งานแต่ละชิ้นรอ ตัวเลขนี้บอกได้ตรงกว่าความรู้สึกว่าตัวเองยุ่ง
ปฏิทินของผู้บริหารบอกอะไรได้บ้าง
ปฏิทินสองสัปดาห์ที่ผ่านมาบอกว่าเวลาของผู้บริหารไปอยู่ที่ไหน ให้แยกนัดทุกรายการเป็นสองกลุ่ม คืองานที่ต้องเป็นคนนี้เท่านั้น เช่น การคุยกับลูกค้ารายใหญ่ที่กำลังต่อสัญญา หรือการตัดสินใจลงทุน กับงานที่คนอื่นมีข้อมูลพอจะทำได้แต่ยังไม่เคยได้รับอนุญาต สัดส่วนที่ออกมามักต่างจากที่เจ้าตัวประเมินในหัว และกลุ่มที่สองคือรายการแรกที่ควรมอบออกไป
