ธุรกิจที่ติดตั้งแชทบอทเพราะอยากตอบลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง มักวางแผนต่อไปว่าจะให้บอทติดตามลูกค้าที่ทักมาถามราคาแล้วเงียบไป แล้วมาพบหลังระบบทำงานไปแล้วหลายเดือนว่าทำไม่ได้ตามที่คิด หรือทำได้แต่มีค่าใช้จ่ายต่อข้อความที่ไม่เคยถูกนับรวมไว้ในงบประมาณตั้งแต่ต้น หัวข้อต่อจากนี้แยกกติกาของข้อความขาเข้ากับขาออก อธิบายหน้าต่าง 24 ชั่วโมงบน Messenger วิธีนับข้อความของ LINE หน้าที่ของบอทในการแสดงตัว และจุดส่งงานต่อให้คน
ระบบตอบแชทอัตโนมัติมักถูกอธิบายด้วยประโยคเดียวว่าทำให้ธุรกิจตอบลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง ประโยคนี้ถูกต้องเฉพาะกับข้อความที่ลูกค้าเป็นฝ่ายเปิดบทสนทนา ส่วนการที่ธุรกิจเริ่มส่งข้อความหาลูกค้าเองนั้น แต่ละแพลตฟอร์มกำหนดกรอบเวลา ช่องทาง และวิธีคิดค่าใช้จ่ายไว้คนละแบบ งานวางระบบแชทบอทของ บริษัท ฟิจิทัล เอเจนซี จำกัด (PHYGITAL AGENCY) จึงเริ่มจากการแยกสองเรื่องนี้ออกจากกันก่อนออกแบบบทสนทนา โดยทีมงานตั้งฐานอยู่ที่เชียงใหม่และวางระบบให้ลูกค้าในหลายจังหวัดผ่านช่องทางออนไลน์
