ข้ามไปเนื้อหาหลัก

จัด​สัมมนา​และ Team Building ให้​เป็น​รางวัล ไม่ใช่​ภาระ

อัปเดตล่าสุด 27 กันยายน 2569
เวลาอ่านประมาณ 13 นาที
จัด​สัมมนา​และ Team Building ให้​เป็น​รางวัล ไม่ใช่​ภาระ

KEY TAKEAWAYS

3 ประเด็น

กิจกรรม​ที่​ตั้งใจ​ให้​เป็น​รางวัล​อาจ​ถูก​รับ​รู้​เป็น​งาน

โดย​เฉพาะ​เมื่อ​จัด​ใน​วัน​หยุด​และ​บังคับ​ให้​เข้า​ร่วม​ทุก​คน

วัน​ที่​จัด​มี​ผล​มากกว่า​สถาน​ที่

ทริป​วัน​ทำงาน​กับ​ทริป​วัน​หยุด​ให้​ความ​รู้สึก​ต่าง​กัน​คนละ​เรื่อง แม้​โปรแกรม​จะ​เหมือน​กัน​ทุก​อย่าง

ต้อง​มี​ที่​ยืน​ให้​คน​ที่​ไม่​ชอบ​กิจกรรม​กลุ่ม

การ​ออกแบบ​ระดับ​การ​มี​ส่วน​ร่วม​ไว้​หลาย​ระดับ​ทำให้​ไม่มี​ใคร​รู้สึก​ถูก​บังคับ​ขึ้น​เวที

จัด​สัมมนา ท่อง​เที่ยว​ประจำ​ปี และ Team Building โดย​เริ่ม​จาก​เงื่อนไข​ของ​พนักงาน ทั้ง​วัน​ที่​จัด รูป​แบบ​การ​เข้า​ร่วม และ​กิจกรรม​ที่​ไม่​บังคับ โดย PHYGITAL AGENCY

ฝ่าย​บุคคล​ที่​จัด​ทริป​ประจำ​ปี​หรือ Team Building ให้​พนักงาน อาจ​ได้​เสียง​บ่น​กลับ​มา​แทน​คำ​ขอบคุณ เสียง​สะท้อน​ที่​ได้ยิน​บ่อย​จาก​ฝั่ง​พนักงาน​ไม่ใช่​เรื่อง​อาหาร​หรือ​ที่พัก แต่​เป็น​เรื่อง​เวลา ทริป​ที่​จัด​ใน​วัน​หยุด​สุด​สัปดาห์​และ​มี​การ​เช็​กชื่อ ทำให้​คน​ที่​มี​ภาระ​ครอบครัว​รู้สึก​เหมือน​ถูก​เรียก​ทำงาน​เพิ่ม​โดย​ไม่​ได้​เลือก ซึ่ง​ขัด​กับ​เจตนา​เดิม​ของ​งาน​ที่​ตั้งใจ​ให้​เป็นการ​พัก​และ​สร้าง​ความ​สัมพันธ์ บท​นี้​อธิบาย​ว่า​วัน​ที่​จัด​เปลี่ยน​ความ​หมาย​ของ​งาน​อย่างไร การ​ออกแบบ​ให้​คน​ที่​ไม่​ชอบ​กิจกรรม​กลุ่ม​ก็​อยู่​ได้ การ​ทำ​สัมมนา​ให้​คน​จำ​เนื้อหา​ได้ และ​ลำดับ​การ​จอง​ที่​ต้อง​เริ่ม​ก่อน

งาน​สัมมนา ท่อง​เที่ยว​ประจำ​ปี และ Team Building เป็น​งบ​ก้อน​ที่​องค์กร​ตั้ง​ไว้​เพื่อ​ดูแล​พนักงาน และ​เป็น​งบ​ที่​ให้​ผล​ตรง​ข้าม​ได้​ถ้า​ออกแบบ​โดย​ไม่​ถาม​คน​ที่​ต้อง​ไป บริษัท ฟิจิ⁠ทัล เอ​เจน​ซี จำกัด (PHYGITAL AGENCY) ดูแล​งาน​กลุ่ม​นี้​จาก​ฐาน​ที่​เชียงใหม่ และ​จัด​งาน​ให้​องค์กร​ใน​กรุงเทพฯ กับ​จังหวัด​อื่น​ตาม​แผน​ของ​ลูกค้า

กิจกรรม​พนักงาน​ถูก​ตัดสิน​ที่​ความ​รู้สึก​ของ​คน​ไป

ความ​สำเร็จ​ของ​งาน​กลุ่ม​นี้​วัด​จาก​ความ​รู้สึก​ของ​ผู้​เข้า​ร่วม ไม่ใช่​จาก​ความ​สมบูรณ์​ของ​โปรแกรม งาน​ที่​รัน​คิว​ได้​ตรง​เวลา​ทุก​นาที​แต่​คน​รู้สึก​ว่า​ต้อง​มา คือ​ส่วน​ที่​ไม่มี​ใคร​รายงาน​ใน​สรุป​หลัง​งาน

สาเหตุ​ที่​ทำให้​ความ​รู้สึก​เปลี่ยน​มัก​มา​จาก​สาม​เรื่อง เรื่อง​แรก​คือ​การ​ไม่มี​ทาง​เลือก ทั้ง​เรื่อง​วัน​และ​เรื่อง​การ​เข้า​ร่วม​กิจกรรม เรื่อง​ที่​สอง​คือ​การ​ไม่รู้​ล่วง​หน้า​ว่า​จะ​ต้อง​ทำ​อะไร​บ้าง ซึ่ง​ทำให้​คน​ที่​ไม่​ถนัด​กิจกรรม​กลุ่ม​กังวล​ตั้งแต่​ก่อน​เดิน​ทาง และ​เรื่อง​ที่​สาม​คือ​การ​ใช้​เวลา​ส่วน​ตัว​ของ​พนักงาน​โดย​ไม่​ได้​ตกลง​กัน​ไว้​ก่อน

การ​แก้​ไม่​ได้​แปล​ว่า​ต้อง​เลิก​จัด แต่​คือ​การ​เปลี่ยน​วิธี​ตั้ง​ต้น จาก​การ​ออกแบบ​โปรแกรม​ก่อน​แล้ว​ค่อย​แจ้ง​พนักงาน เป็นการ​ถาม​เงื่อนไข​ของ​พนักงาน​ก่อน​แล้ว​ค่อย​ออกแบบ​โปรแกรม​ให้​อยู่​ใน​เงื่อนไข​นั้น

จัด​กิจกรรม​พนักงาน​แล้ว​เสียง​ตอบ​รับ​ไม่​ดี เกิด​จาก​อะไร​ได้​บ้าง?

สาเหตุ​ที่​พบ​บ่อย​ไม่ใช่​คุณภาพ​ของ​อาหาร​หรือ​ที่พัก แต่​เป็น​เรื่อง​เวลา​และ​การ​ไม่มี​ทาง​เลือก ทริป​ที่​จัด​ใน​วัน​หยุด​และ​มี​การ​เช็​กชื่อ​ทำให้​คน​ที่​มี​ภาระ​ครอบครัว​รู้สึก​เหมือน​ถูก​เพิ่ม​งาน ส่วน​กิจกรรม​ที่​บังคับ​ให้​ทุก​คน​ขึ้น​เวที​หรือ​แสดงออก​หน้า​คน​หมู่​มาก ทำให้​พนักงาน​ที่​ไม่​ถนัด​กดดัน​ตั้งแต่​ก่อน​เดิน​ทาง ทาง​แก้​คือ​ถาม​เงื่อนไข​ของ​พนักงาน​ก่อน​วาง​โปรแกรม และ​ออกแบบ​ให้​มี​ระดับ​การ​มี​ส่วน​ร่วม​หลาย​แบบ​ใน​งาน​เดียวกัน

วัน​ที่​จัด​เปลี่ยน​ความ​หมาย​ของ​งาน​ทั้ง​งาน

โปรแกรม​เดียวกัน​ให้​ความ​รู้สึก​ต่าง​กัน​มาก​เมื่อ​เปลี่ยน​วัน เพราะ​สิ่ง​ที่​พนักงาน​ต้อง​แลก​ไม่​เท่า​กัน การ​เลือก​วัน​จึง​เป็นการ​ตัดสิน​ใจ​เชิง​นโยบาย ไม่ใช่​แค่​เรื่อง​ความ​สะดวก​ของ​ฝ่าย​จัด​งาน

รูป​แบบ​วัน​จัด ข้อดี ข้อ​ควร​ระวัง
วัน​ทำงาน​ล้วน พนักงาน​ไม่​ต้อง​ใช้​วัน​หยุด​ส่วน​ตัว การ​เข้า​ร่วม​เต็ม​ที่ ต้อง​วางแผน​ปิด​งาน​หรือ​จัด​เวร​ให้​ชัด
วัน​ทำงาน​ต่อ​ด้วย​วัน​หยุด​หนึ่ง​วัน ได้​เวลา​มาก​ขึ้น​โดย​ยัง​ใช้​วัน​หยุด​ไม่​มาก ควร​ระบุ​ให้​ชัด​ว่า​วัน​หยุด​นั้น​สมัคร​ใจ​หรือ​ไม่
วัน​หยุด​สุด​สัปดาห์​เต็ม จอง​ที่พัก​ง่าย​ใน​บาง​ฤดู และ​ไม่​กระทบ​งาน​ประจำ ถูก​มอง​เป็นการ​ใช้​เวลา​ส่วน​ตัว​มาก​ที่สุด ควร​มี​วัน​ชดเชย
แบ่ง​เป็น​ครึ่ง​วัน​หลาย​ครั้ง กระทบ​ตาราง​น้อย เหมาะ​กับ​ทีม​ที่​ลา​งาน​พร้อม​กัน​ไม่​ได้ สร้าง​ความ​ต่อ​เนื่อง​ของ​กิจกรรม​ได้​ยาก​กว่า

สิ่ง​ที่​ควร​สื่อสาร​ให้​ชัด​พร้อม​กับ​วัน​คือ​สถานะ​ของ​การ​เข้า​ร่วม ว่า​ถือ​เป็น​วัน​ทำงาน เป็น​กิจกรรม​สมัคร​ใจ หรือ​มี​วัน​ชดเชย​ให้ การ​เขียน​เรื่อง​นี้​ให้​ชัด​ใน​ประกาศ​ตั้งแต่​ต้น ลด​ความ​รู้สึก​คลุมเครือ​ที่​เป็นต้น​เหตุ​ของ​เสียง​บ่น​หลัง​งาน​ได้​มาก

สำหรับ​การ​วางแผน องค์กร​ที่​ตั้งใจ​จัด​งาน​ใน​ไตรมาส​แรก​ของ​ปี 2569 ควร​เริ่ม​สำรวจ​ความ​เห็น​และ​จอง​ที่พัก​ตั้งแต่​ไตรมาส​สุดท้าย​ของ​ปี 2568 เพราะ​ช่วง​วัน​หยุด​ยาว​เป็น​ช่วง​ที่​ที่พัก​ใน​จังหวัด​ท่อง​เที่ยว​เต็ม​เร็ว​ที่สุด

ควร​จัด​กิจกรรม​ใน​วัน​ทำงาน​หรือ​วัน​หยุด?

ถ้า​เป้า​หมาย​คือ​ให้​พนักงาน​รู้สึก​ว่า​ได้​รับ​การ​ดูแล การ​จัด​ใน​วัน​ทำงาน​ให้​ผล​ดี​กว่า​เกือบ​ทุก​กรณี เพราะ​ไม่​ต้อง​แลก​เวลา​ส่วน​ตัว ส่วน​การ​จัด​วัน​หยุด​เหมาะ​เมื่อ​ปิด​งาน​ประจำ​ไม่​ได้ และ​ควร​มา​พร้อม​วัน​ชดเชย​ที่​ตกลง​ไว้​ล่วง​หน้า สิ่ง​ที่​สำคัญ​ไม่​แพ้​การ​เลือก​วัน​คือ​ระบุ​ให้​ชัด​ว่าการ​เข้า​ร่วม​เป็น​ภาค​บังคับ​หรือ​สมัคร​ใจ

ออกแบบ​ให้​คน​ไม่​ชอบ​กิจกรรม​กลุ่ม​ก็​อยู่​ได้

ทุก​องค์กร​มี​พนักงาน​ที่​ไม่​ถนัด​กิจกรรม​ที่​ต้อง​แสดงออก​หน้า​คน​หมู่​มาก การ​ออกแบบ​ที่​ดี​ไม่​ได้​แปล​ว่า​ต้อง​ลด​ความ​สนุก​ลง แต่​คือ​การ​เปิด​ทาง​ให้​มี​ส่วน​ร่วม​ได้​หลาย​ระดับ​ใน​กิจกรรม​เดียวกัน

  • ให้​เลือก​บทบาท​ได้ เช่น คน​วางแผน คน​ลงมือ และ​คน​จด​บันทึก เพื่อ​ให้​ทุก​คน​มี​ที่​ยืน​โดย​ไม่​ต้อง​ออก​หน้า
  • กิจกรรม​ที่​ใช้​ทีม​ย่อย​เล็ก สี่​ถึง​หก​คน​ต่อ​ทีม​ทำให้​คน​ที่​เงียบ​ยัง​ได้​พูด ต่าง​จาก​กิจกรรม​รวม​กลุ่ม​ใหญ่​ที่​คน​ไม่​กี่​คน​พูด​แทน​ทั้ง​ห้อง
  • มี​ช่วง​เวลา​ว่าง​จริง​ใน​ตาราง ไม่ใช่​ตาราง​ที่​แน่น​ตั้งแต่​เช้า​จรด​ค่ำ เพราะ​เวลา​พัก​คือ​สิ่ง​ที่​คน​ส่วน​ใหญ่​ต้องการ​จาก​ทริป
  • ไม่​ผูก​รางวัล​กับ​การ​แสดงออก เพื่อ​ไม่​ให้​คน​ที่​เลือก​ไม่​ขึ้น​เวที​รู้สึก​ว่า​เสีย​โอกาส​ใน​สายตา​องค์กร

กรอบ​สากล​ที่​องค์กร​ใช้​อ้างอิง​เรื่อง​นี้​คือ เป้า​หมาย​การ​พัฒนา​ที่​ยั่งยืน​ของ​สหประชาชาติ เป้า​หมาย​ที่ 8 ซึ่ง​ว่า​ด้วย​งาน​ที่​มี​คุณค่า​และ​การ​เติบโต​ทาง​เศรษฐกิจ ครอบคลุม​ถึง​สภาพ​การ​ทำงาน​ที่​ปลอดภัย​และ​เป็น​ธรรม กิจกรรม​พนักงาน​ที่​ออกแบบ​โดย​ไม่​เพิ่ม​ภาระ​นอก​เวลา​งาน​จึง​เป็น​เรื่อง​เดียว​กับ​หลัก​ข้อ​นี้ ไม่ใช่​เรื่อง​มารยาท​อย่าง​เดียว

หลัก​ที่​ใช้​ตรวจ​โปรแกรม​ได้​เร็ว​คือ​ลอง​อ่าน​กำหนดการ​ใน​มุม​ของ​คน​ที่​ไม่รู้​จัก​ใคร​ใน​ทีม​อื่น​เลย ถ้า​ทุก​ช่วง​ใน​ตาราง​บังคับ​ให้​ต้อง​เข้า​กลุ่ม​กับ​คน​แปลก​หน้า​โดย​ไม่มี​ทาง​เลือก แปล​ว่า​โปรแกรม​ยัง​กดดัน​เกิน​ไป​สำหรับ​คน​กลุ่ม​หนึ่ง

ทำ​อย่างไร​กับ​พนักงาน​ที่​ไม่​อยาก​เข้า​ร่วม​กิจกรรม?

เปิด​ทาง​เลือก​ไว้​ตั้งแต่​ต้น​และ​สื่อสาร​ว่า​ไม่​กระทบ​การ​ประเมิน ส่วน​ใหญ่​แล้ว​คน​ที่​ลังเล​ไม่​ได้​ปฏิเสธ​ทั้ง​งาน แต่​ไม่​อยาก​ร่วม​บาง​กิจกรรม เช่น เกม​ที่​ต้อง​แสดงออก​หน้า​เวที การ​ออกแบบ​ให้​มี​บทบาท​หลาย​แบบ​ใน​กิจกรรม​เดียวกัน ทั้งคน​เล่น คน​วางแผน และ​คน​บันทึก​ภาพ ทำให้​คน​กลุ่ม​นี้​ยัง​อยู่​ร่วม​ได้​โดย​ไม่รู้​สึก​ถูก​บังคับ และ​มัก​กลาย​เป็น​คน​ที่​ช่วย​งาน​ได้​ดี​ใน​บทบาท​ที่​เขา​ถนัด

สัมมนา​ที่​คน​จำ​เนื้อหา​ได้​หลัง​กลับ​ถึง​บ้าน

งาน​สัมมนา​ส่วน​ใหญ่​ล้ม​เหลว​ที่​การ​ส่ง​ต่อ ไม่ใช่​ที่​เนื้อหา ผู้​เข้า​ร่วม​ฟัง​จบ​แล้วก​ลับ​ไป​ทำงาน​เดิม​โดย​ไม่มี​อะไร​เปลี่ยน เพราะ​ไม่มี​สิ่ง​ที่​นำ​กลับ​ไป​ใช้ได้​ใน​วัน​จันทร์

โครง​ที่​ช่วย​ให้​เนื้อหา​อยู่​ต่อ​มี​สาม​ส่วน ส่วน​แรก​คือ​จำกัด​หัวข้อ​ให้​น้อย​ลง​แต่​ลง​ลึก​พอ​จะ​ทำ​ตาม​ได้​จริง ส่วน​ที่​สอง​คือ​ให้​เวลา​ใน​ห้อง​สำหรับ​ลงมือ​ทำ ไม่ใช่​ฟัง​อย่าง​เดียว และ​ส่วน​ที่​สาม​คือ​ให้​แต่ละ​ทีม​เขียน​สิ่ง​ที่​จะ​ทำ​ต่อ​หนึ่ง​ข้อ​ก่อน​ออก​จาก​ห้อง พร้อม​ระบุ​ผู้รับ​ผิด​ชอบ​และ​กำหนด​เวลา

อีก​เรื่อง​ที่​มี​ผล​มาก​คือ​ช่วง​พัก การ​อัด​วาระ​ให้​แน่น​จน​ไม่มี​เวลา​คุย​กัน​นอก​รอบ ทำให้​เสีย​ประโยชน์​ที่แท้​จริง​ของ​การ​ให้​คน​มา​อยู่​ใน​ที่​เดียวกัน ซึ่ง​มัก​เกิด​ขึ้น​ใน​ช่วง​กาแฟ​มากกว่า​ใน​ช่วง​บรรยาย

สัมมนา​หนึ่ง​วัน​ควร​มี​กี่​หัวข้อ?

น้อย​กว่า​ที่​ตั้งใจ​ไว้​ตอน​แรก​เสมอ งาน​หนึ่ง​วัน​ที่​มี​เวลา​บรรยาย​จริง​ราว​ห้า​ชั่วโมง ควร​มี​หัวข้อ​หลัก​ไม่​เกิน​สาม​หัวข้อ โดย​แต่ละ​หัวข้อ​มี​ช่วง​ให้​ลงมือ​ทำ​ประกอบ เพราะ​เนื้อหา​ที่​ฟัง​อย่าง​เดียว​จะ​เหลือ​ใน​ความ​ทรง​จำ​น้อย​มาก​เมื่อ​กลับ​ไป​ทำงาน สิ่ง​ที่​ควร​เพิ่ม​แทน​การ​เพิ่ม​หัวข้อ​คือ​เวลา​สำหรับ​เขียน​แผน​สั้น ๆ ก่อน​ออก​จาก​ห้อง และ​การ​นัด​ทบทวน​ผล​ใน​อีก​สอง​ถึง​สี่​สัปดาห์​ถัด​ไป

งบ​และ​ลำดับ​การ​จอง​ที่​ต้อง​เริ่ม​ก่อน

งบ​ของ​งาน​กลุ่ม​นี้​กระจาย​อยู่​ใน​หลาย​หมวด​และ​มัก​บาน​ปลาย​ที่​หมวด​ที่​ไม่​ได้​คิด​ไว้​ตั้งแต่​ต้น การ​ไล่​รายการ​ให้​ครบ​ก่อน​เจรจา​ราคา​ช่วย​ให้​เทียบ​ข้อ​เสนอ​ได้​ตรง​กัน

  1. ที่พัก​และ​อาหาร จอง​เร็ว​ที่สุด​เพราะ​เป็น​ส่วน​ที่​เต็ม​ก่อน​และ​ต่อ​รอง​ยาก​ที่สุด​เมื่อ​ใกล้​วัน​งาน
  2. การ​เดิน​ทาง ทั้ง​รถ​รับ​ส่ง​และ​ค่า​เดิน​ทาง​ของ​พนักงาน​ที่มา​จาก​ต่าง​จังหวัด ซึ่ง​มัก​ถูก​ลืม​ใน​งบ​ก้อน​แรก
  3. ทีม​งาน​และ​วิทยากร รวม​ค่า​เดิน​ทาง​และ​ที่พัก​ของ​ทีม​งาน ไม่ใช่​เฉพาะ​ค่าตัว
  4. อุปกรณ์​และ​สถาน​ที่​จัด​กิจกรรม ทั้ง​ห้อง​ประชุม ระบบ​เสียง และ​พื้นที่​กลาง​แจ้ง​สำรอง​กรณี​ฝน​ตก
  5. ประกัน​ภัย​และ​การ​ดูแล​ความ​ปลอดภัย โดย​เฉพาะ​กิจกรรม​กลาง​แจ้ง​หรือ​กิจกรรม​ทาง​น้ำ

หมวด​ที่​มัก​ตกหล่น​ที่สุด​คือ​ข้อ​ห้า ซึ่ง​เป็น​หมวด​ที่​ไม่มี​ใคร​อยาก​ใช้​แต่​ต้อง​มี การ​ถาม​ผู้​ให้​บริการ​สถาน​ที่​ว่า​มี​อะไร​ครอบคลุม​อยู่​แล้ว​บ้าง และ​ต้อง​ซื้อ​เพิ่ม​ส่วน​ไหน เป็น​คำถาม​ที่​ควร​ถาม​ตั้งแต่​ตอน​ขอ​ใบ​เสนอ​ราคา

ควร​เริ่ม​วางแผน​งาน​สัมมนา​ล่วง​หน้า​กี่​เดือน?

งาน​ที่​ต้อง​เดิน​ทาง​ค้าง​คืน​ควร​เริ่ม​ก่อน​อย่าง​น้อย​สอง​ถึง​สาม​เดือน เพราะ​ที่พัก​และ​รถ​เป็น​ส่วน​ที่​จอง​ช้า​แล้ว​เลือก​ได้​น้อย​ลง​มาก ส่วน​งาน​ที่​จัด​ใน​เมือง​แบบ​ไป​เช้า​เย็น​กลับ เริ่ม​ก่อน​หนึ่ง​เดือน​ก็​เพียง​พอ สิ่ง​ที่​ควร​ทำ​เป็น​อันดับ​แรก​ไม่ใช่​การ​ดู​สถาน​ที่ แต่​คือ​การ​สำรวจ​ความ​เห็น​พนักงาน​เรื่อง​วัน​และ​รูป​แบบ เพราะ​คำ​ตอบ​นั้น​เปลี่ยน​ทั้ง​สถาน​ที่ งบ และ​ระยะ​เวลา​ที่​ต้องเต​รี​ยม

งาน​กิจกรรม​องค์กร​ที่​ฟิจิ⁠ทัล เอ​เจน​ซี รับ​ผิด​ชอบ

งาน​กลุ่ม​นี้​เริ่ม​จาก​การ​เก็บ​ความ​เห็น​ของ​พนักงาน​ก่อน​ออกแบบ​โปรแกรม เพื่อ​ให้​รูป​แบบ​ที่​ได้​ตรง​กับ​เงื่อนไข​จริง​ของ​คน​ที่​ต้อง​ไป

  • สำรวจ​ความ​เห็น​และ​ออกแบบ​โปรแกรม ทั้ง​วัน รูป​แบบ และ​ระดับ​การ​มี​ส่วน​ร่วม​ที่​เปิด​ทาง​เลือก​ไว้
  • จัดหา​สถาน​ที่ ที่พัก และ​การ​เดิน​ทาง พร้อม​แผน​สำรอง​สำหรับ​สภาพ​อากาศ​และ​กรณี​ผู้​เข้า​ร่วม​เปลี่ยน​จำนวน
  • ดำเนิน​กิจกรรม​และ​งาน​เลี้ยง รวม​ทีม​พิธีกร ระบบ​เสียง และ​การ​บันทึก​ภาพ​ที่​ไม่​รบกวน​บรรยากาศ
  • สรุป​ผล​หลัง​งาน จาก​แบบสอบถาม​สั้น​และ​ข้อ​สังเกต​ของ​ทีม​งาน เพื่อ​ใช้​ออกแบบ​งาน​ปี​ถัด​ไป

สำหรับ​องค์กร​ที่​จัด​ต่อ​เนื่อง​ทุก​ปี การ​เก็บ​บันทึก​ว่า​ปี​ไหน​ใช้​รูป​แบบ​ใด​และ​ได้​เสียง​ตอบ​รับ​อย่างไร ทำให้​ปี​ถัด​ไป​ไม่​ต้อง​เริ่ม​จาก​ศูนย์ และ​ช่วย​ให้​เห็น​ว่า​รูป​แบบ​ใด​เหมาะ​กับ​วัฒนธรรม​ของ​องค์กร​นั้น​จริง

จำนวน​ผู้​เข้า​ร่วม​เท่าไร​ถึง​ต้อง​ใช้​ทีม​งาน​ภายนอก?

ไม่​ได้​ขึ้น​กับ​จำนวน​คน​อย่าง​เดียว แต่​ขึ้น​กับ​ว่า​มี​คนใน​องค์กร​ที่​ดูแล​งาน​ได้​เต็ม​เวลา​หรือ​ไม่ งาน​ที่​มี​ผู้​เข้า​ร่วม​ไม่​เกิน​สามสิบ​คน​และ​จัด​ใน​เมือง ทีม​ภายใน​มัก​จัดการ​ได้ ส่วน​งาน​ที่​ต้อง​เดิน​ทาง​ค้าง​คืน มี​หลาย​กิจกรรม​พร้อม​กัน หรือ​มี​ผู้​เข้า​ร่วม​เกิน​ห้า​สิบ​คน การ​ใช้​ทีม​ภายนอก​ช่วย​ให้​ฝ่าย​บุคคล​ได้​ร่วม​กิจกรรม​แทน​การ​วิ่ง​งาน​ทั้ง​ทริป ซึ่ง​เป็น​เหตุผล​ที่​องค์กร​ส่วน​ใหญ่​เลือก​ใช้​บริการ

งาน​ที่​ต้อง​สื่อสาร​ออก​สู่​ภายนอก​ใช้​วิธี​วาง​ผัง​คนละ​แบบ ราย​ละเอียด​อยู่​ที่บริการ​รับ​จัด​งาน​อีเวนต์​และ Brand Activation สไตล์ Phygital ขณะ​ที่​กิจกรรม​ซึ่ง​ลง​ไป​หา​ลูกค้า​ถึง​พื้นที่​รวบรวม​ไว้​ในจัด​กิจกรรม​ลงพื้น​ที่ แลก​ของ​แจก​กับ​ข้อมูล​แค่​ไหน​ถึง​พอดี หาก​ต้องการ​ลูก​เล่น​ที่​ทำให้​ห้อง​จัด​งาน​น่า​จดจำ มี​แนวทาง​ในรับ​ทำ Projection Mapping วางแผน​โชว์​ที่​เล่น​ได้​คืน​เดียว และ​คลิป​สัมภาษณ์​ผู้​บริหาร​ที่​มัก​ถ่าย​ใน​งาน​สัมมนา​มี​ข้อ​ควร​ระวัง​อยู่​ในถ่าย​วิดีโอ​สัมภาษณ์​ผู้​บริหาร คำ​พูด​ที่​ผูกพัน​ทั้ง​องค์กร

งาน​กิจกรรม​องค์กร​ทุก​รูป​แบบ​อยู่​ภาย​ใต้บริการ​จัด​สัมมนา​และ​กิจกรรม​องค์กร​ของ​ฟิจิ⁠ทัล เอ​เจน​ซี ครอบคลุม​ตั้งแต่​สำรวจ​ความ​เห็น​จนถึง​สรุป​ผล​หลัง​งาน

เริ่ม​จาก​ถาม​พนักงาน​ก่อน​เลือก​สถาน​ที่

ลำดับ​ที่​เปลี่ยน​ผล​ของ​งาน​กลุ่ม​นี้​มาก​ที่สุด​คือ​การ​ถาม​ก่อน​วางแผน แบบ​สำรวจ​สั้น​สาม​คำถาม​ก็​เพียง​พอ คือ​สะดวก​วัน​แบบ​ไหน อยาก​ได้​กิจกรรม​ประเภท​ใด และ​มี​อะไร​ที่​ไม่​อยาก​ให้​มี​ใน​งาน

คำ​ตอบ​ของ​คำถาม​ที่​สาม​มัก​ให้​ข้อมูล​มาก​ที่สุด เพราะ​บอก​ได้​ทันที​ว่า​กิจกรรม​แบบ​ใด​ที่​เคย​สร้าง​ความ​กดดัน​ใน​งาน​ปี​ก่อน และ​เป็น​สิ่ง​ที่​ไม่มี​ใคร​พูด​ใน​ที่​ประชุม​แต่​ตอบ​ได้​เมื่อ​ไม่​ต้อง​ระบุ​ชื่อ

เมื่อ​ได้​คำ​ตอบ​แล้ว​จึง​เลือก​วัน กำหนด​สถานะ​ของ​การ​เข้า​ร่วม​ให้​ชัด แล้ว​ค่อย​เลือก​สถาน​ที่​และ​ออกแบบ​โปรแกรม ส่วน​ใน​ใบ​เสนอ​ราคา​ควร​ระบุ​จำนวน​ผู้​เข้า​ร่วม​ที่​รองรับ แผน​สำรอง​ด้าน​สภาพ​อากาศ ขอบเขต​ของ​ทีม​งาน​หน้า​งาน และ​รูป​แบบ​รายงาน​หลัง​งาน เพื่อ​ให้​เทียบ​ข้อ​เสนอ​ได้​ด้วย​หน่วย​เดียวกัน

สรุป

งาน​สัมมนา ท่อง​เที่ยว​ประจำ​ปี และ Team Building ถูก​ตัดสิน​ที่​ความ​รู้สึก​ของ​คน​ที่​ต้อง​ไป ไม่ใช่​ที่​ความ​สมบูรณ์​ของ​โปรแกรม วัน​ที่​จัด​และ​สถานะ​ของ​การ​เข้า​ร่วม​เป็น​สอง​เรื่อง​ที่​เปลี่ยน​ความ​หมาย​ของ​งาน​ได้​ทั้ง​งาน การ​เปิด​ให้​มี​ส่วน​ร่วม​ได้​หลาย​ระดับ​ทำให้​คน​ที่​ไม่​ถนัด​กิจกรรม​กลุ่ม​ยัง​อยู่​ร่วม​ได้ และ​การ​ถาม​ความ​เห็น​พนักงาน​ก่อน​เลือก​สถาน​ที่​คือ​ขั้น​ตอน​ที่​เปลี่ยน​ผลลัพธ์​มาก​ที่สุด​โดย​แทบ​ไม่มี​ต้นทุน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ขึ้น​กับ​ระยะ​ทาง จำนวน​คืน และ​ระดับ​ที่พัก​เป็น​หลัก วิธี​ที่​ทำให้​ตัวเลข​นิ่ง​เร็ว​คือ​กำหนด​กรอบ​งบ​ต่อ​หัว​ก่อน แล้ว​ให้​ผู้​จัด​เสนอ​รูป​แบบ​ที่​อยู่​ใน​กรอบ​นั้น แทน​การ​เลือก​สถาน​ที่​ก่อน​แล้ว​ค่อย​หา​งบ​ให้​พอ

จัด​เป็น​รูป​แบบ​ผสม​ได้ โดย​มี​ช่วง​กิจกรรม​หลัก​ที่​ทุก​คน​ร่วม​ได้​แบบ​ไป​เช้า​เย็น​กลับ และ​มี​ช่วง​ค้าง​คืน​สำหรับ​ผู้​ที่​สะดวก สิ่ง​สำคัญ​คือ​ออกแบบ​ให้​คน​ที่​ไม่​ค้าง​คืน​ไม่​พลาด​เนื้อหา​หลัก​หรือ​การ​ประกาศ​ที่​สำคัญ

ไม่​จำเป็น ถ้า​ทีม​ทำงาน​ร่วม​กัน​อยู่​แล้ว การ​ใช้​เวลา​ไป​กับ​การ​คุย​เรื่อง​งาน​จริง​ใน​บรรยากาศ​ที่​ผ่อน​คลาย​มักได้​ผลก​ว่า ส่วน​กิจกรรม​ละลาย​พฤติกรรม​เหมาะ​กับ​กรณี​ที่​มี​พนักงาน​ใหม่​จำนวน​มาก​หรือ​มี​การ​รวม​ทีม​ข้าม​แผนก

ต้อง​มี​แผน​สำรอง​กรณี​ฝน​ตก จุด​ปฐมพยาบาล และ​การ​ตรวจ​สอบ​ว่า​สถาน​ที่​มี​ประกัน​ภัย​ครอบคลุม​กิจกรรม​นั้น​หรือ​ไม่ รวม​ถึง​แจ้ง​ลักษณะ​กิจกรรม​ให้​ผู้​เข้า​ร่วม​ทราบ​ล่วง​หน้า เพื่อ​ให้​ผู้​ที่​มี​ข้อ​จำกัด​ด้าน​สุขภาพ​เลือก​บทบาท​ที่​เหมาะ​กับ​ตัว​เอง​ได้

ควร​แจ้ง​ผู้​เข้า​ร่วม​ตั้งแต่​ก่อน​งาน​ว่า​จะ​มี​การ​บันทึก​ภาพ​และ​นำ​ไป​ใช้​ใน​ช่อง​ทาง​ใด และ​เปิด​ทาง​ให้​ผู้​ที่​ไม่​ประสงค์​ออก​สื่อ​แจ้ง​ได้ วิธี​นี้​ทำให้​ได้​ภาพ​ที่​ใช้​งาน​ได้​จริง​โดย​ไม่​ต้อง​มา​ตาม​ขอ​อนุญาต​ย้อน​หลัง

ทีม​งาน​ลง​ไป​ดู​สถาน​ที่​จริง​และ​คุม​งาน​หน้า​งาน​ได้​ทุก​จังหวัด โดย​ประสาน​ผู้​ให้​บริการ​ใน​พื้นที่​สำหรับ​รถ​และ​อุปกรณ์​เพื่อ​ลด​ต้นทุน​ขนส่ง ส่วน​การ​วางแผน​และ​สรุป​ผล​ทำ​ผ่าน​การ​ประชุม​ทาง​ไกล​ได้​ทั้งหมด

PHYGITAL INSIGHT

ฟิจิ⁠ทัล เอ​เจน​ซี นับ​ความ​สมัคร​ใจ​ของ​ผู้​เข้า​ร่วม​เป็น​เรื่อง​เดียว​กับ​มิติ​สังคม​ใน​นโยบาย​ความ​ยั่งยืน​ของ​บริษัท ไม่ใช่​ราย​ละเอียด​ปลีก​ย่อย​ของ​การ​จัด​งาน จึง​เริ่ม​จาก​การ​สำรวจ​ความ​เห็น​พนักงาน​เรื่อง​วัน​และ​รูป​แบบ​ก่อน​เสนอ​สถาน​ที่​ทุก​ครั้ง บริการ​จัด​สัมมนา​และ Team Building ของ​ฟิจิ⁠ทัล​จึง​ออกแบบ​ให้​มี​ระดับ​การ​มี​ส่วน​ร่วม​หลาย​แบบ​ใน​งาน​เดียวกัน เพื่อ​ให้​คน​ที่​ไม่​ถนัด​กิจกรรม​กลุ่ม​ยัง​มี​ที่​ยืน​โดย​ไม่​ต้อง​ฝืน

ให้ PHYGITAL AGENCY ช่วยต่อยอดเรื่องนี้สู่ผลลัพธ์จริง

งาน​ที่​พนักงาน​อยาก​ไป ไม่ใช่​งาน​ที่​ต้อง​ไป

ให้ PHYGITAL AGENCY ดูแล​งาน​สัมมนา​และ​กิจกรรม​องค์กร​ของ​คุณ ตั้งแต่​การ​สำรวจ​ความ​เห็น​พนักงาน​และ​เลือก​วัน​ที่​เหมาะ ไป​จนถึง​การ​ดำเนิน​งาน​หน้า​งาน​และ​สรุป​ผล​สำหรับ​ปี​ถัด​ไป

PARANATH PANARATANA

WRITTEN BY

PARANATH PANARATANA

CHAIRMAN OF PHYGITAL AGENCY

ประธานกรรมการบริษัท ฟิจิทัล เอเจนซี จำกัด มีประสบการณ์ดูแลการตลาดที่ผสานโลกจริงและโลกออนไลน์เข้าด้วยกัน ตลอดจนเป็นที่ปรึกษาในการวินิจฉัยธุรกิจ อีกทั้งยังเคยทำงานในสายวิดีโอโปรดักชั่นและภาพยนตร์ไทยอีกด้วย