ปัญหาที่พบบ่อยในองค์กรไม่ใช่การไม่มีภาพ แต่เป็นการไม่รู้ว่าภาพใดถ่ายเมื่อไรและถูกใช้อยู่ที่ไหน เมื่อบรรจุภัณฑ์เปลี่ยน จึงไม่มีใครตอบได้ว่าต้องไล่เปลี่ยนภาพกี่จุด ทะเบียนภาพแก้ปัญหานี้ได้โดยไม่ต้องใช้ระบบราคาแพง ตารางเดียวที่ทุกฝ่ายเข้าถึงได้ก็เพียงพอ
สิ่งที่ควรบันทึกต่อภาพหนึ่งชุดมีห้าอย่าง ได้แก่ ชื่อสินค้าหรือเมนูตามที่ขายจริง วันที่ถ่าย รุ่นของบรรจุภัณฑ์หรือเวอร์ชันของเมนูในวันนั้น รายการช่องทางที่นำภาพไปใช้ และผู้รับผิดชอบที่ต้องแจ้งเมื่อของจริงเปลี่ยน ข้อสุดท้ายสำคัญที่สุด เพราะการเปลี่ยนแปลงมักเริ่มจากฝ่ายผลิตหรือฝ่ายครัว ไม่ได้เริ่มจากฝ่ายการตลาดที่ดูแลภาพ
ในงานของฟิจิทัล เอเจนซี จะเคาะว่าต้องได้ภาพอะไรบ้างก่อน แล้วทำ Mood Board ให้อนุมัติ จากนั้นจึงถ่ายทำโดยต่อสายกล้องเข้าจอเพื่อให้ตรวจได้ทันทีหน้าเซ็ต ก่อนส่งมอบจะระบุไว้ในรายการส่งมอบว่าไฟล์ชุดนั้นถ่ายจากบรรจุภัณฑ์หรือเมนูเวอร์ชันใด เพื่อให้ทีมของลูกค้านำไปกรอกทะเบียนได้ทันที และตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าภาพใดควรถูกเปลี่ยนก่อน
ทะเบียนภาพควรบันทึกอะไรบ้าง?
บันทึกห้าอย่างก็พอ คือชื่อสินค้าหรือเมนูตามที่ขายจริง วันที่ถ่าย รุ่นของบรรจุภัณฑ์หรือเวอร์ชันของเมนูในวันนั้น ช่องทางที่นำภาพไปใช้ และชื่อผู้รับผิดชอบที่ต้องแจ้งเมื่อของจริงเปลี่ยน สามอย่างแรกทำให้รู้ว่าภาพเก่าหรือยัง ข้อที่สี่ทำให้รู้ว่าต้องไล่เปลี่ยนกี่จุดเมื่อถึงเวลา ส่วนข้อสุดท้ายทำให้การเปลี่ยนแปลงถูกแจ้งตั้งแต่ต้นทาง แทนที่จะรู้ตอนลูกค้าทักมาว่าของไม่ตรงกับภาพ
เกณฑ์ของช่องทางที่ภาพจะไปแสดงผลรวบรวมไว้ที่รับถ่ายภาพโฆษณา ภาพที่แพลตฟอร์มปลายทางยอมรับ ส่วนงานภาพเคลื่อนไหวที่มักถ่ายในกองเดียวกันอยู่ที่โปรดักชั่นเฮาส์รับถ่ายทำวิดีโอ สิ่งที่ต้องตกลงก่อนวันถ่าย เมื่อบรรจุภัณฑ์เป็นตัวกำหนดว่าต้องถ่ายใหม่เมื่อไร งานออกแบบกล่องอธิบายไว้ที่ออกแบบแพ็กเกจจิ้ง โครงสร้างกล่องต้องมาก่อนกราฟิก และเรื่องฉากหลังกับโลโก้ที่ทำให้พอร์ตเทรตเก่าเร็วเชื่อมกับบริการออกแบบอัตลักษณ์องค์กร (Corporate Identity – CI) โดยตรง
งานภาพนิ่งทั้งสามกลุ่มรวมอยู่ในบริการถ่ายภาพของฟิจิทัล เอเจนซี ทีมเดียวดูแลตั้งแต่เคาะรายการภาพจนถึงส่งมอบไฟล์
