ข่าวแถลงปี 2567 ของ Gartner ให้แนวทางไว้ตรง ๆ ว่าแชตบอตที่ใช้ AI ต้องบอกลูกค้าว่าจะส่งต่อให้พนักงานเมื่อ AI ตอบไม่ได้ แล้วต้องเปลี่ยนเป็นแชตกับพนักงานที่รับเรื่องต่อจากจุดที่บอตค้างไว้
| ขั้น |
สิ่งที่แชตบอตควรทำ |
| ข้อความแรก |
บอกว่าเป็นระบบอัตโนมัติ และบอกวิธีขอคุยกับพนักงาน |
| ตอบไม่ได้ |
ยอมรับว่าตอบไม่ได้ แล้วเสนอส่งต่อทันที ไม่วนถามซ้ำ |
| ส่งต่อ |
ส่งประวัติการคุยให้พนักงาน ลูกค้าไม่ต้องเริ่มใหม่ |
| นอกเวลางาน |
บอกเวลาที่พนักงานจะติดต่อกลับ และเก็บช่องทางติดต่อ |
| หลังจบเรื่อง |
บันทึกว่าเรื่องจบที่บอตหรือที่พนักงาน เพื่อใช้ปรับคำตอบ |
ธุรกิจที่อยู่ใต้หน่วยงานกำกับ เช่น ประกันภัยและการเงิน อาจมีแนวปฏิบัติเรื่องการใช้ AI กับลูกค้าเพิ่มอีกชั้น ต้องตรวจกับหน่วยงานของธุรกิจตัวเองก่อนเปิดใช้
ข้อมูลอะไรที่บอตควรส่งให้พนักงานตอนโอนเรื่อง
ส่งสามอย่าง คือสิ่งที่ลูกค้าถามเป็นคำพูดของลูกค้าเอง ข้อมูลที่ลูกค้าให้ไว้แล้ว เช่น เลขคำสั่งซื้อหรือรุ่นสินค้า และคำตอบที่บอตเคยตอบไป พนักงานที่เห็นสามอย่างนี้ตั้งแต่ข้อความแรกไม่ต้องถามซ้ำ และรู้ว่าบอตพลาดตรงไหน ข้อมูลส่วนตัวที่ไม่จำเป็นต่อเรื่องนั้นไม่ควรส่งต่อ เช่น เลขบัตรประชาชนที่ลูกค้าพิมพ์มาโดยไม่ได้ถูกขอ
ควรบอกลูกค้าไหมว่ากำลังคุยกับ AI
ควรบอก ข่าวแถลงของ Gartner ระบุว่าลูกค้าต้องรู้ว่าเส้นทางที่มี AI อยู่ด้วยจะพาไปถึงคำตอบ และพาไปถึงคนเมื่อจำเป็น การบอกตั้งแต่ข้อความแรกว่าเป็นระบบอัตโนมัติและมีทางขอคุยกับพนักงาน ทำให้ลูกค้าตัดสินใจเองได้ว่าจะคุยต่อหรือขอคน แทนที่จะรู้ทีหลังว่าคุยกับเครื่องมาตลอด